Tính chính xác khi lập kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như công sức làm việc mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn. 

Planning fallacy là gì?

Planning fallacy được dịch sang tiếng Việt là hiện tượng ngụy biện lập kế hoạch. Hai nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky định nghĩa hiện tượng tâm lý này như sau: "Đây là xu hướng đánh giá thời gian hoàn thành công việc ít hơn so với thực tế."

Có thể hiểu đơn giản là chúng ta thường dự đoán thời gian hoàn thành công việc một cách chủ quan dẫn đến những sai số so với thực tế.

Ví dụ như bạn tính quãng đường từ nhà đến công ty sẽ mất 30 phút nhưng trên thực tế, vì tắc đường nên bạn không thể đến nơi đúng thời gian đã định mà muộn mất 15 phút. Bạn không lường trước và ghi thời gian chênh lệch này vào kế hoạch. 

Planning fallacy là gì?

Planning fallacy là gì?

Tại sao hiện tượng này lại xảy ra?

Để giải thích cho hiện tượng này, có nhiều lý do có thể nhắc đến. Hai nhà tâm lý học Kahneman và Tversky cho rằng sự lạc quan khi lập kế hoạch là nguyên nhân chính của hiện tượng này.  

Kế hoạch đặt ra cũng đồng nghĩa với việc một mục tiêu cũng được tính tới. Hầu hết chúng ta sẽ có xu hướng tập trung đích đến mà bỏ qua những rủi ro có thể gặp phải trên hành trình thực hiện công việc. 

Ngoài ra, suy nghĩ rằng mình đã nắm được các bước thực hiện và phân bổ thời gian hợp lý sẽ làm chúng ta chủ quan và cảm thấy bất ngờ khi tình huống không lường trước xảy ra.

Công việc không thể lúc nào cũng diễn biến theo những gì ta muốn. Khi các yếu tố khác xen ngang, bạn sẽ cảm thấy lịch trình dự tính bị xáo trộn, thời gian biểu bạn đề ra ban đầu có sự chênh lệch đáng kể. 

 

Tại sao hiện tượng Planning fallacy lại xảy ra?
Tại sao hiện tượng Planning fallacy lại xảy ra?

Cách giảm chênh lệch thời gian khi thực hiện kế hoạch

Tiến độ công việc của bạn sẽ không được đảm bảo nếu thời gian thực hiện kéo dài hơn dự tính. BBC Worklife đưa ra lời khuyên cho những ai cũng đang gặp phải tình trạng này trong công việc hàng ngày.

Nhìn nhận thực tế hơn

Theo định luật Murphy: “Bất cứ điều gì xảy ra cũng có thể có sai sót".  Điều quan trọng có thể rút ra từ câu nói đó là hãy dự trù mọi rủi ro có thể xảy ra ngay khi lập kế hoạch. 

Bạn có thể xem lại các dữ liệu trước đây khi thực hiện công việc tương tự để dự đoán thời gian hoàn thành. Qua đó, bạn cũng có thể nhìn ra những sai lầm và rút ra bài học cho lần này.

Trong trường hợp này, những dữ liệu trước đây liên quan đến các công việc tương tự  sẽ giúp kế hoạch của bạn thực tế hơn. Qua đó, bạn sẽ rút ra được bài học cho mình từ những sai lầm trong quá khứ. Khả năng kiểm soát dù có tốt đến đâu cũng khó tránh khỏi thực tế khác xa dự tính. 


Chia nhỏ khối lượng công việc

Sau khi hoàn thành việc lên kế hoạch, việc bạn cần làm là chia nhỏ các đầu việc lớn. Mỗi khi hoàn tất từng nhiệm vụ nhỏ, bạn sẽ cảm thấy bớt áp lực và quá tải. Ngoài ra, so với việc tính toán thời gian hoàn thành của cả công việc lớn  thì điều này chắc chắn sẽ có tính khả thi và chính xác cao hơn. 

Chia nhỏ khối lượng công việc

Chia nhỏ khối lượng công việc

Quản lý thời gian chặt chẽ

Những tác nhân bên ngoài có ảnh hưởng đến kế hoạch như thế nào cũng không đáng lo ngại bằng việc chính bạn là người bỏ bê tiến độ. Sự tập trung cao độ là điều kiện cần ngay khi bắt đầu kế hoạch. 

Những phương pháp như Pomodoro, ma trận Eisenhower,... sẽ giúp ích rất nhiều trong việc duy trì sự tập trung cũng như đẩy nhanh tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng. 

Đánh giá không thiên vị

Góc nhìn chủ quan có thể hoàn mỹ hóa kế hoạch mà chúng ta tự tạo ra. Giải pháp là hãy tham khảo ý kiến của những người xung quanh về tính thực tế của nó. 

Trong trường hợp bạn lập kế hoạch cho công ty thì cũng có thể tham khảo những dự án liên quan. Điều này sẽ giúp bạn rút ra những kinh nghiệm và hoàn thiện bản kế hoạch sát với thực tế. 

  • 38 bài viết
  • 29213 lượt xem
  • 109 lượt thích
  • 1 followers